Tu ce rol joci?!

Într-un proiect există două “baricade”, în acest caz ele fiind prietene sau cel puţin aşa ar trebui să fie. De ce spun baricade… pentru că rolurile se delimitează puţin, fiecare are propriile responsabilităţi în planificarea, organizarea, execuţia, monitorizarea, controlul şi finalizarea unui proiect. Să vedem cum ar trebui să joace sau să interpreteze un rol managerul unui proiect şi echipa sa, pentru ca respectivul proiect să se finalizeze cu succes.

Rolul managerului de proiect

Cele mai importante atribuţii ale managerului de proiect sunt de a controla şi monitoriza activităţile proiectului şi de a coordona echipa. Iată cum îşi interpretează rolul:

– Managerul de proiect   este un bun cunoscător al felului în care trebuie controlat  stadiul unui proiect. De cele mai multe ori acest aspect este discutat în detaliu în ședințe periodice, eventual la sfârșitul fiecărei săptămâni, ședințe în care se va oferi și feedback asupra performanțelor echipei. Fiecare ședință va fi monitorizată prin minuta aferentă acesteia, este foarte important ca la următoarea ședință să se cunoască ce s-a discutat anterior pentru a observa evoluția și dacă s-au respectat sau nu termenele stabilite pentru efectuarea diferitelor activități;

–  Comunicarea este capitală, managerul trebuie să aibă abilitatea de a-i face pe ceilalți să înțeleagă ce se așteaptă de la ei, să aibă capacitatea de a învăța pe ceilalți și în același timp de a învăța de la aceștia. Mai mult decât atât, managerul este un mediator calm şi conciliant, el fiind responsabil pentru rezolvarea conflictelor dintre membrii echipei în cazul în care acestea apar;

– Managerul trebuie să aibă abilitatea de a-i entuziasma/motiva pe ceilalţi în desfăşurarea activităţilor;

– Personalitatea puternică a managerului este factor de decizie în comportamentul său. Aceasta îi oferă posibilitatea de a ajunge într-un astfel de post de  “şefie”. Așadar, cel ce va fi ales pentru acest rol de manager de proiect, va trebui pe lângă competența necesară unui astfel de statut, să debordeze de rigoare şi carismă (în acelaşi timp) și să își asume responsabilitatea privind conducerea proiectului cu această atribuţie venind totodată asumarea riscurilor şi contracararea impactului negativ al acestora;

– Informează constant pe toţi cei implicaţi în ceea ce priveşte stadiul proiectului, managerul de proiect fiind un bine cunoscut „povestitor” ştiind să împărtăşească informaţii, cunoştinţe, experienţe.

Puterea unui manager de proiect – cum să devii carismatic

V-ați gândit vreodată la cât de apreciată este puterea voastră ca manager în cadrul unui proiect? Eu sunt convinsă că da.

Haideți să discutăm puțin și despre acest subiect….În cartea “Management Universitar” Antonesei L. și colegii săi menționează 7 tipuri de putere ale unui manager din cadrul unei instituții universitare. Tot aceste tipuri de puteri sunt valabile și pentru managerii de proiect angrenați în diverse proiecte în cadrul oricăror organizații private: puterea legitimă, puterea recompensei, puterea coercitivă, puterea expertă, puterea asociată, puterea informațională și puterea carismatică.

• Puterea legitimă. Puterea legitimă este puterea  conferită de o poziție superioară în cadrul unei organizații. Există multe   persoane în poziții superioare nu datorită competenței lor ci datorită   unor alți factori externi precum banii, nepotismul, diverse interese,   ș.a.m.d., de aceea de foarte multe ori această putere nu este apreciată;  personal, am întâlnit și cazuri în care managerii cu astfel de putere erau  foarte competenți dar nu erau priviți cu ochi buni tocmai din cauza  acestui “handicap”;
• Puterea  recompensei. Acest tip de putere permite   managerului de proiect să ofere recompense membrilor echipei sale pe baza  performanțelor lor;
• Puterea  coercitivă. Managerul care exercită această putere sancționează membrii grupului atunci când performanțele acestora sunt slabe;
• Puterea  expertă. Această putere rezultă din studiile  de specialitate de înaltă calitate pe care managerul respectiv le deține;
• Puterea  asociată. Aceasta este puterea pe care un manager o deține în cazul în care rudele sau prietenii au funcții importante în cadrul organizației, din nou deloc apreciată;
• Puterea  informațională. Această putere este conferită de  informații extrem de importante pe care managerul le deține în momente critice din ciclul de viață al proiectului;
• Puterea carismatică. Aceasta este reprezentată de personalitatea managerului de proiect, de stilul său entuziasmat de a conduce.

Gândiți-vă bine, care dintre ele vă caracterizează? Cu siguranță sunt mai multe, care este însă cea definitorie? Și pe care dintre ele v-ar plăcea să o stăpâniți cel mai bine? În cazul în care vreuna dintre ele nu prea vă face cinste (legitimă, asociată, coercitivă), există un tip de putere care poate fi lucrat, exersat și care în timp vă va crește popularitatea și vă va “spăla” imaginea: puterea carismatică.

5 secrete ale unui bun manager de proiect

Întotdeauna am considerat că întreaga noastră viață este un șir lung de proiecte mai ample sau mai puțin complexe. Desenele de la grădiniță, testele de la școală,  intrarea la facultate, primul job, cariera, până și organizarea frumoaselor vacanțe, toate acestea sunt proiecte, lucruri unice pe care ni le propunem să le realizăm și să le ducem la bun sfârșit într-un anume interval de timp și cu eforturi mai mari sau mai mici.

În ceea ce privește managementul de proiect în afaceri, lucrurile sunt foarte complexe și destul de aspre. În linii mari, domeniul reprezintă inițierea, planificarea, execuția, monitorizarea/controlul și încheierea activităților unui proiect. Cărțile și cursurile în domeniu ne prezintă protocolar care sunt cele mai importante caracteristici ale unui manager de proiect. Știm că trebuie să rezoneze cu ideea de personaj mitologic sau cel puțin un erou al timpului contemporan: competent, cunoscător feroce într-ale managementului de proiect, un vizionar, o persoană comunicativă, un lider absolut  și integru cu principii ireproșabile, un guru în gestionarea constrângerilor, iar calitățile pot continua. Perfect adevărat până aici, dar oare este posibil? Și dacă este, ce trebuie să întreprindem pentru a deveni acest supraom?

Prezentul articol dorește să sublinieze care sunt însușirile necesare intransigenței domeniului, fără de care un manager de proiect nu ar rezista în lumea severă și riguroasă a managementului de proiect și mai mult decât atât, să ofere câteva idei prin care tu,  cel interesat, poți dobândi aceste particularități:

1. Psihic puternic. Un caracter solid te ajută să faci față cu brio provocărilor.  Deseori se vor ivi momente tensionate între participanți  sau probleme în desfășurarea activităților. Mult calm, strictețe și o atitudine imperturbabilă îți aduc succesul în astfel de cazuri. Greu de realizat într-adevar! Însă, iată câteva exemple care te-ar putea ajuta să nu o iei la sănătoasa după nici măcar 1 an de activitate în domeniu:

– în momentul în care te confrunți cu o problemă, nu intra în panică, ci încearcă să găsești soluții alături de echipa ta, ele întotdeauna există; spre exemplu: ai primit un răspuns negativ de la o autoritate și nu consideri că este o decizie corectă, faci contestație; îți dai seama că vei depăși un termen pentru realizarea unei activități, o prelungești, explicând clar motivele sau aloci ore suplimentare pentru finalizarea acesteia la timp;

– un feedback negativ din partea oricărui participant în proiect, fie el client, furnizor, echipă, autoritate publică etc. nu trebuie să devină o obsesie; trebuie doar să înțelegi motivele pentru care s-a ajuns la interpretări negative și să încerci să rezolvi problema cu verticalitate;

– încurajare la sfârșitul zilei: dacă nu ai făcut tot ce trebuia azi, sigur vei face mâine; orice eșec, indiferent cât de mic sau mare, trebuie perceput ca pe o lecție și nicidecum ca pe o înfrângere; în plus, un manager trebuie să înțeleagă că unele situații chiar nu depind de el, că uneori are nevoie de ajutor și nu în ultimul rând el nu poate să fie omniprezent.

2. Duritate. O atitudine dură, dar atenție!!! nu arogantă și agresivă!!!poate face minuni în haosul cauzat uneori în cadrul proiectelor. Severitatea echilibrată impune respect și o ordine calculată în desfășurarea activităților unui proiect și totodată în gestionarea eficientă a relațiilor dintre părțile implicate. Iată câteva exemple:

– stabilirea unor termene strânse în realizarea activităților; este iritant pentru ceilalți dar benefic pentru proiectul pe care îl conduci pentru că ți-ai luat o marjă de timp drept backup în cazul în care lucrurile nu se desfășoară conform planului;

– atunci când este cazul, recomand o mică dojeneală; feedback-ul se oferă și în momente critice de ineficiență dar bineînțeles într-un mod adecvat care să îl determine pe cel în cauză nu să își dea demisia ci să înțeleagă unde a greșit și cum să îndrepte situația;

– în momentul în care  nu sunt respectate anumite reguli care au fost impuse și amintite de mai multe ori, este benefic a se lua măsuri, spre exemplu: penalizarea furnizorilor conform contractului în cazul în care deseori nu au fost respectate termenele stabilite inițial; penalizarea membrilor echipei de proiect în cazul în care s-au constatat abateri grave de la regulile impuse.

3.   Flexibilitate. În contextul economic actual și nu numai,un manager de proiect trebuie să îmbrățișeze schimbarea cu zâmbetul pe buze. Fiecare proiect se caracterizează în primul și în primul rând prin unicitate, astfel activitățile și constrângerile sunt diferite, bugetele sunt altele, factorii interni și externi sunt distincți. Cum devenim mai flexibili în gândire?

– nu trebuie să te agăți obsesiv de o idee din trecut pe care ai aplicat-o unui alt proiect, pentru că este foarte posibil ca ideea respectivă să nu mai aibă aceleași rezultate pozitive în prezent;

– este foarte important să iei în considerare și opiniile echipei tale și a celorlalte grupuri de interes, să vezi lucrurile și din altă perspectivă;

– și nu în ultimul rând, te anunț de pe acum că nu vei avea tot timpul dreptate; deciziile tale trebuie să fie pertinente, argumentate solid, în caz contrar, trebuie să accepți faptul că uneori ceilalți pot avea idei mai bune decât ale tale; trebuie să fii deschis, să le accepți cu ușurință și să le înveți sensul.

4. Memorie infinită. Da, știu, este dificil dar  aceasta te poate salva din multe ipostaze incomode. Chiar dacă notițele și o bună organizare a activității ajută mult, nu poți aduce spre exemplu, la o întâlnire cu un client  vechi, toate agendele de lucru din trecut. Nu te îngrijora însă, există multe metode de îmbunătățire a memoriei:

– asocierile ( legăturile dintre situațiile cu care te confrunți);

– structurarea și organizarea informației în minte;

– concentrarea;

– vizualizarea;

– repetarea informațiilor.

5. Capacitatea de a gestiona mai multe proiecte în același timp. Să nu uităm întrebarea de bază  la un interviu pentru un post de manager de proiect: Câte proiecte gestionezi la actualul loc de muncă? Dacă răspunsul tău sincer conține mai mult de 5 proiecte, ai șanse mari să primești job-ul. Iată câteva idei care te-ar putea inspira:

– folosește soft-uri pentru management de proiect, acestea sunt extrem de utile pentru planificarea activităților, organizarea adecvată a informațiilor și execuția la timp a proiectelor; dacă nu deții așa ceva, poți să îți construiești singur documente prin suita office care să te ajute să îți organizezi eficient activitatea;

– notează toate proiectele pe un planificator de perete și evidențiază cu diferite culori termenele limită pentru acțiunile acestora;

– stabilește corect prioritățile: nu îți pierde timpul cu activități minore și neimportante când esențialul te bate pe umăr în fiecare secundă, așteptând să fie finalizat;

– nu tergiversa lucrurile, acționează exact atunci când trebuie;

– nu te implica în discuții și ședințe neproductive care nu au legătură cu prioritățile tale;

– învață să spui nu; uneori este necesar să refuzi anumite întâlniri pe care nu le consideri eficace sau să refuzi să realizezi anumite activități banale pe care le poți delega ușor.

Lucrează constant pentru a dobândi aceste caracteristici și vei vedea că în scurt timp, vei deveni indispensabil echipei tale de proiect!

R: Irina Velea