Să-mi verific mailul! Poţi să-mi trimiţi pe mail, să am toate datele? Ai adresa mea de mail? Iată câteva expresii legate de această minunată invenţie a erei vitezei şi tehnologiei pe care le folosim de nenumărate ori pe zi. Dacă ar fi să conştientizăm mai mult această uzanţă am fi poate foarte surprinşi de frecvenţa şi importanta sa în rezolvarea problemelor cotidiene cât şi în dezvoltarea personală.
E-mailul a devenit ca o prelungire a noastră, mai mult decât o carte de vizită sau un CV despre noi care ne creionează personalitatea atât de limitat. Adresa de email ne poartă numele, e foarte personală (doar e protejată şi de o parolă, nu?) şi în fine ne putem personaliza contul folosind diverse fonturi, culori ori redacta într-un fel propriu datele de contact conţinute în semnătură. Unii folosesc chiar şi un motto sub care s-ar derula viaţa şi credinţa lor aşa că toată necesitatea dar şi fascinaţia utilizării e-mailului trebuie interpretată şi discutată într-o manieră foarte personală.
Trăim era tehnologiei şi a informaţiilor multiple. Suntem inundaţi de informaţie mai mult sau mai puţin veridică asupra căreia trebuie să discernem, folosind-o în final pe cea adevărată. Marii câştigători sunt cei care au învăţat deja acest mecanism şi nu mai pierd vremea între a alege ce e util şi ce aparţine de „spam” sau de publicitate gratuită.
Este clar că majoritatea celor care au ajuns să citească aceste rânduri despre e-mail, chiar îl folosesc activ. V-aţi gândit vreodată, pozitiv, asupra beneficiilor acestuia şi la rolul său în dezvoltarea personală?
Iată o listă de avantaje reale ale comunicării prin email:
• Este o invenţie care aduce o rezolvare rapidă nevoii de a comunica atunci când nu avem la îndemână telefonul, rezolvă ca prin magie problema fusului orar, a indisponibilităţii de moment oferind timp de gândire şi de alegere a cuvintelor nefiind stresati de un răspuns extrem de spontan. Avem de-a face aşadar, cu o comunicare indirectă ce poate avea o desfăşurare diferită în timp, în funcţie de disponibilitate. Termenul folosit pentru acest avantaj se numeşte ASINCRONICITATE;
• „Verba volant,scripta manet” – celebrul dicton latin e verificat – oamenii uită majoritatea discuţiilor purtate verbal cu semenii lor pe când ce e scris rămâne şi are altă consistenţă psihologică.
• E-mailul este foarte util pentru cei care au nevoie de un mic ajutor de memorie. Dacă lucrurile discutate sunt neclare sau cuprind prea multe date concrete – precum nume, numere, adrese, calcule, etc. – e mai la îndemână să fie deschis contul de e-mail unde informaţia ramâne scrisă.
• Folosirea e-mailului e foarte utilă şi pentru cei care doresc „să se pună la adăpost” de eventuale trageri la răspundere. Ştiţi voi ce înseamnă uneori un şef nervos şi pus pe sancţiuni atunci când cere dovezi imediate pentru acţiunile tale?! Mesajele trimise prin e-mail către colaboratori, furnizori, colegii angajaţi într-un proiect comun sunt o dovadă clară de implicare şi că ai încercat să faci lucrurile să se mişte.
• Prin e-mail te poţi adresa repede şi ţintit unui mare număr de persoane în acelaşi timp, fără a pierde timpul pentru o comunicare individuală cu fiecare. Pentru a sorta relevanţa e-mailurilor, e cu atât mai important să foloseşti corespunzător câmpurile „TO”, „CC” sau „BCC”, în funcţie de persoanele de la care aştepţi un răspuns versus persoanele care trebuie doar ţinute la curent în respectivul proces de comunicare.
• E-mailul este foarte util pentru cei ce preferă să scrie în loc să dea telefoane. Prin această metodă de comunicare, atenţia destinatarului e captată în mod mai cert, mai controlabil. Astfel, pentru lucruri pe care le consideri importante sau interesante, este chiar mai indicat să transmiţi un email decât să dai telefoane sau să te adresezi direct interlocutorului tău. Ai putea prinde respectiva persoană într-un moment dificil în care nu se poate conentra la ce doreşti să-i comunici – fie că aceasta se află la volan, că lucrează la un proiect, că are un deadline mai urgent, etc.
• Poţi folosi un „auto reply” prin care îţi poţi anunţa absenţa de la birou într-o anumită perioadă. Avantajul e dublu şi pentru cel care trimite şi pentru tine fiindcă are loc un acord tacit că se va reveni în viitor asupra unei anumite probleme.
• E-mailul poate fi o cale de comunicare foarte benefică pentru cei mai timizi care nu reuşesc să-şi privească interlocutorul în ochi. Efectul său poate fi miraculos când trebuie să te adresezi şefului, unei persoane pe care o apreciezi, iubeşti sau stimezi foarte mult. Eşti cumva ferit de a transmite involuntar semnale false din cauza emoţiei , semnale care nu susţin ceea ce spui (poate chiar şi prin limbajul trupului sau inflexiuni ale vocii), aşa că mai bine scrie un e-mail!
• Scriind îţi exerserzi permanent acurateţea gramaticală a limbii în care te adresezi şi e stimulativ şi benefic să vezi că poţi păstra o coerenţă şi o luciditate a construirii frazelor, fiindca este clar că în comunicarea orală te-ai putea ascunde mai uşor „după perdea”, dar la urma ar fi în detrimentul tău.
Există şi un protocol nescris al e-mailurilor, aşadar aş dori să ţineţi minte că :
E frumos când primeşti un email să dai un răspuns de luare la cunoştiinţă, de soluţionare, ori de mulţumire sau înştiinţare. A ţine cont de acest mic protocol de comunicare virtuală îţi asigură o bună vizibilitate socială sau profesională cu rol în dezvoltarea ta personală.
E-mailuri multe şi inutile? Cum ne manageriem INBOXUL?
Primim o mulţime de mesaje pe zi – mesaje de lucru, mesaje de la prieteni, oferte, reclame, notificări din reţele sociale, ştiri şi câte şi mai câte. Ce păstăm, la ce răspundem şi ce sfârşeşte în „trash”?
Iată câteva trucuri folositoare ca să nu te simţi prea stresat de avalanşa de informaţii:
1. Nu păstra niciun mesaj în inbox dacă nu trebuie să răspunzi la el! Tot ce rămâne intră voluntar sau involuntar în lista de „to do”. De îndată de ai răspuns sau ai rezolvat sarcina conţinută într-un e-mail, arhivează-l sau mută-l în alt folder al contului.
2. Activează-ţi funcţiile de configurare a inboxului care îţi împart imediat e-mailurile în câteva categorii primordiale, precum : socializare, lucruri principale, promoţii şi publicitate, mesaje de la prieteni sau mesaje profesionale ori de la colaboratori. E foarte util şi te organizezi astfel foarte bine!
3. Când deschizi un mesaj care îţi cere un răspuns pe care îl şi ai, răspunde rapid eliberându-te astfel de o datorie. Amână răspunsul pentru mai târziu doar atunci când eşti nesigur sau nu ai toate informaţiile necesare dar marchează cu o stea, spre exemplu, respectivul mesaj ca să nu uiţi să revii asupra lui. De asemenea poţi marca ca „unread” un mesaj peste care ai trecut în grabă sau doar din curiozitate dar asupra căruia ai dori totuşi să-ţi apleci atenţia mai târziu.
4. Dacă ceea ce ai citit în e-mail ţi se pare neclar, incomplet sau neadevărat nu ezita să dai un telefon ca să lămureşti lucrurile. Comunicarea verbală are totuşi incontestabilul avantaj că se pot schimba informaţii vitale într-un timp extrem de scurt. E-mailul trebuie să-ţi fie un ajutor nu o constrângere de a acţiona aşa cum crezi mai rapid şi mai eficient!
5. În fine, dacă primeşti mult prea multe mesaje de la persoane care te deranjează, orice care conţin informaţii care nu te interesează, poţi seta ca acele adrese să intre automat în folderele de „spam” sau „trash” ca să nu mai fi nevoit să faci manual acest lucru , pierzând timp preţios.
Când utilizezi un cont de e-mail la ce ar mai trebui să fii atent?
Foloseşte o semnătură cu identitatea ta reală în care să incluzi şi câteva date de contact –adresă, număr de telefon, web etc.
Când concepi şi trimiţi un e-mail compune în titlu, la „subject”, un rezumat cât mai inteligent şi eficient al conţinutului. Vei fi apreciat pentru această abilitate!
Fereşte-te să foloseşti nume de animale sau de alint în adresa contului tău de e-mail! Ai putea fi tratat drept neserios!
Foloseşte un limbaj respectuos, adecvat şi nu uita că mult dorita confidenţialitate este relativă- aceasta se poate pierde prin printarea e-mailului la o imprimantă folosită de mai mulţi din acelaşi birou, ori mesajului tău i se poate da uşor „forward”.
Folosiţi aşadar e-mailul cu mult discernământ, intuind de fiecare dată dacă este varianta optimă de comunicare faţă de contextul şi dorinţa voastră de a vă transmite ideile, informaţiile ori emoţiile. Cei care reuşesc această selecţie binevenită pot vorbi de o dezvoltare personală de apreciat.
Vă doresc să trimiteţi şi să primiţi e-mailuri cu folos!
Ruxandra David
Dezvoltare personala | Succes in afaceri | Idei de afaceri 