Atunci când angajatul greșește

Suntem oameni și toți greșim. Totuși, fiecare greșeală implică anumite costuri și, dacă ești antreprenor sau manager, nu vrei să plătești mai mult decât câștigi. De aceea, e important să te înconjori de oameni care greșesc puțin, învață din greșeli (pe cât posibil, din ale altora!) și fac tot ce pot ca să nu le repete. Dacă îți lipsesc puterile paranormale care să-ți garanteze că oamenii proaspăt angajați nu o vor da în bară aproape deloc în perioada cât lucrează alături de tine, ai o singură soluție – să înveți cum să te raportezi la greșelile lor, să știi ce greșeli pot fi iertate și/sau reparate și să mergi mai departe. Am câteva sfaturi pentru tine!

Atitudinea potrivită

Ca manager, trebuie să fii o persoană flexibilă, capabilă să se pliezi pe caracteristicile grupului alături de care lucrează, cât și pe caracteristicile fiecărui individ din grup. Uneori e nevoie să încurajezi omul, chiar dacă a greșit ca să îl ajuți să învețe din greșeala respectivă, alteori e nevoie să pui piciorul în prag și să semnezi foi de demisie, fără a sta prea mult pe gânduri. Doar în acest fel afacerea ta și oamenii din echipă vor crește. Dacă ești mult prea permisiv, există riscul ca greșelile să vină una după alta, pentru că… șeful e bun și iartă. Dacă, dimpotrivă, ești gata să tai și să spânzuri și pentru o virgulă uitată, riști să ai o echipă de oameni terorizați, care îți pot oferi orice în afară de performanță. Calea de mijloc e cea mai sigură, așa că nu uita să îmbini stilul paternalist, cald și susținător cu stilul autoritar. E spre binele tuturor!

Ghidul managerului pus în fața faptului împlinit

Să ne imaginăm că un angajat pe care îl creditezi suficient tocmai a făcut o gafă. Un client supărat, un contract reziliat, o pierdere financiară fix înainte de concediu, o problemă de natură legală – complicații care îți strică ziua și poate chiar luna. Mai că îți vine să îi pui în brațe lucrurile și să îi chemi un taxi, anunțându-l că, de mâine, mai poate veni la birou doar în vizită. Oricât de greu ar părea, cele mai dificle momente riscă să devină și mai grele dacă iei decizii la nervi și alegi să schimbi oamenii din firmă ca pe piesele de șah. Mai jos, iată un mic îndrumar de aplicat când greșeala și-a făcut loc printre oamenii tăi:

Am văzut ce ai făcut

Într-o echipă, sunt oameni și oameni, așa că fiecare se raportează diferit la greșelile pe care le face. Unii și le asumă deschis, alții au o problemă la acest capitol și caută metode de a arunca pisica peste gardul vecinilor, iar alții par rude aproapiate cu Maica Tereza și ar fi în stare să își asume greșeli care nici măcar nu sunt ale lor. Ca manager, ai datoria de a lua poziție față de un fapt greșit. Dacă bagi capul în nisip și treci cu vederea, dai un exemplu prost întregii echipe și există șanse mari să deschizi ușa unor obicee de care greu se mai scapă – repetarea greșelilor, lipsa de profesionalism, atitudinea ”ne facem că muncim”. Așadar, când vezi că lucrurile nu sunt în regulă, afirmă acest lucru, caută responsabilii și invită-i la o discuție. E important să faci acest prim pas în primele ore sau zile de când a apărut problema. Altfel, lucrurile se pot complica mai tare, detalii importante se pot șterge din mintea angajaților sau chiar de prin documente…

Conflictele costă! Ține-le departe!

Zilnic petrecem ore bune la locul de muncă. Oamenii alături de care lucrăm au personalități diferite, trec prin evenimente de viață care îi pot face irascibili și, adesea, sunt supuși unui volum de muncă prea mare. Aceste lucruri se traduc prin consecințe riscante pentru afacerea ta, atât pe termen scurt, cât și pe termen lung.

Chiar dacă e absolut firesc să existe un spirit de competiție și, uneori, o stare conflictuală între angajați, un manager responsabil nu lasă lucrurile să se rezolve de la sine.

Mai jos, îți prezint câteva dintre riscurile asociate cu perpetuarea conflictelor profesionale și metode de a le evita. Pentru că, la fel ca și în medicină, e mai bine să fii informat și să previi decât să tratezi!

Îți asumi responsabilitatea pentru faptele tale și greșelile subalternilor tăi?

Am auzit de mii de ori replici de genul: ”ce n-aș da să fiu și eu manager!”, ”ce bine e să stai în ditamai biroul, să-ți savurezi cafeaua în liniște și să dai ordine toată ziua!”…

Chiar crezi că este atât de ușor?! Crezi că a fi șef este floare la ureche?!  Gândește-te ce responsabilitate mare are pe umeri un director de bancă sau un director IT dintr-o instituție financiară care controlează sute de servere și sisteme de plată, câte sute de mii sau milioane de Euro se pot pierde din cauza unor mici greșeli!!!

Asumarea responsabilității este cea mai însemnată calitate pe care un manager bun o poate avea, calitate ce poate anula diverse metehne pe care acesta le poate avea. ”Domnul șef” trebuie să-și asume responsabilitatea atât pentru propriile acțuni cât și pentru acțiunile subalternilor săi. A nu acuza pe ceilalți, a primi mustrări pentru ceea ce au făcut alții greșit sunt cele mai grele lucruri pe care cineva le-ar putea duce în spate. Și totuși, cei mai buni, o fac.

Ia să vedem dacă și tu ești printre cei mai buni. Privește secretele responsabilității:

Fii indispensabil la muncă

Trăim într-o perioadă în care multe firme aleg să își concedieze o parte din angajații pentru a putea supraviețui. Nu este ușor să încerci să-ți menții calmul, dar trebuie să acționezi rapid și să te gândești dacă tu ai putea să fii dat afară sau nu.

Angajați indispensabili sunt de obicei în siguranță pentru că se știe că este nevoie de ei în companie. Tu trebuie să devii acea persoană pe care șefii nu ar vrea să o înlocuiască. Dacă ești de părere că încă mai ai de învățat, dar simți că ești pe drumul cel bun, atunci își vom oferi noi câteva strategii folositoare.

Tu ce rol joci?!

Într-un proiect există două “baricade”, în acest caz ele fiind prietene sau cel puţin aşa ar trebui să fie. De ce spun baricade… pentru că rolurile se delimitează puţin, fiecare are propriile responsabilităţi în planificarea, organizarea, execuţia, monitorizarea, controlul şi finalizarea unui proiect. Să vedem cum ar trebui să joace sau să interpreteze un rol managerul unui proiect şi echipa sa, pentru ca respectivul proiect să se finalizeze cu succes.

Rolul managerului de proiect

Cele mai importante atribuţii ale managerului de proiect sunt de a controla şi monitoriza activităţile proiectului şi de a coordona echipa. Iată cum îşi interpretează rolul:

– Managerul de proiect   este un bun cunoscător al felului în care trebuie controlat  stadiul unui proiect. De cele mai multe ori acest aspect este discutat în detaliu în ședințe periodice, eventual la sfârșitul fiecărei săptămâni, ședințe în care se va oferi și feedback asupra performanțelor echipei. Fiecare ședință va fi monitorizată prin minuta aferentă acesteia, este foarte important ca la următoarea ședință să se cunoască ce s-a discutat anterior pentru a observa evoluția și dacă s-au respectat sau nu termenele stabilite pentru efectuarea diferitelor activități;

–  Comunicarea este capitală, managerul trebuie să aibă abilitatea de a-i face pe ceilalți să înțeleagă ce se așteaptă de la ei, să aibă capacitatea de a învăța pe ceilalți și în același timp de a învăța de la aceștia. Mai mult decât atât, managerul este un mediator calm şi conciliant, el fiind responsabil pentru rezolvarea conflictelor dintre membrii echipei în cazul în care acestea apar;

– Managerul trebuie să aibă abilitatea de a-i entuziasma/motiva pe ceilalţi în desfăşurarea activităţilor;

– Personalitatea puternică a managerului este factor de decizie în comportamentul său. Aceasta îi oferă posibilitatea de a ajunge într-un astfel de post de  “şefie”. Așadar, cel ce va fi ales pentru acest rol de manager de proiect, va trebui pe lângă competența necesară unui astfel de statut, să debordeze de rigoare şi carismă (în acelaşi timp) și să își asume responsabilitatea privind conducerea proiectului cu această atribuţie venind totodată asumarea riscurilor şi contracararea impactului negativ al acestora;

– Informează constant pe toţi cei implicaţi în ceea ce priveşte stadiul proiectului, managerul de proiect fiind un bine cunoscut „povestitor” ştiind să împărtăşească informaţii, cunoştinţe, experienţe.