5 secrete ale unui bun manager de proiect

Întotdeauna am considerat că întreaga noastră viață este un șir lung de proiecte mai ample sau mai puțin complexe. Desenele de la grădiniță, testele de la școală,  intrarea la facultate, primul job, cariera, până și organizarea frumoaselor vacanțe, toate acestea sunt proiecte, lucruri unice pe care ni le propunem să le realizăm și să le ducem la bun sfârșit într-un anume interval de timp și cu eforturi mai mari sau mai mici.

În ceea ce privește managementul de proiect în afaceri, lucrurile sunt foarte complexe și destul de aspre. În linii mari, domeniul reprezintă inițierea, planificarea, execuția, monitorizarea/controlul și încheierea activităților unui proiect. Cărțile și cursurile în domeniu ne prezintă protocolar care sunt cele mai importante caracteristici ale unui manager de proiect. Știm că trebuie să rezoneze cu ideea de personaj mitologic sau cel puțin un erou al timpului contemporan: competent, cunoscător feroce într-ale managementului de proiect, un vizionar, o persoană comunicativă, un lider absolut  și integru cu principii ireproșabile, un guru în gestionarea constrângerilor, iar calitățile pot continua. Perfect adevărat până aici, dar oare este posibil? Și dacă este, ce trebuie să întreprindem pentru a deveni acest supraom?

Prezentul articol dorește să sublinieze care sunt însușirile necesare intransigenței domeniului, fără de care un manager de proiect nu ar rezista în lumea severă și riguroasă a managementului de proiect și mai mult decât atât, să ofere câteva idei prin care tu,  cel interesat, poți dobândi aceste particularități:

1. Psihic puternic. Un caracter solid te ajută să faci față cu brio provocărilor.  Deseori se vor ivi momente tensionate între participanți  sau probleme în desfășurarea activităților. Mult calm, strictețe și o atitudine imperturbabilă îți aduc succesul în astfel de cazuri. Greu de realizat într-adevar! Însă, iată câteva exemple care te-ar putea ajuta să nu o iei la sănătoasa după nici măcar 1 an de activitate în domeniu:

– în momentul în care te confrunți cu o problemă, nu intra în panică, ci încearcă să găsești soluții alături de echipa ta, ele întotdeauna există; spre exemplu: ai primit un răspuns negativ de la o autoritate și nu consideri că este o decizie corectă, faci contestație; îți dai seama că vei depăși un termen pentru realizarea unei activități, o prelungești, explicând clar motivele sau aloci ore suplimentare pentru finalizarea acesteia la timp;

– un feedback negativ din partea oricărui participant în proiect, fie el client, furnizor, echipă, autoritate publică etc. nu trebuie să devină o obsesie; trebuie doar să înțelegi motivele pentru care s-a ajuns la interpretări negative și să încerci să rezolvi problema cu verticalitate;

– încurajare la sfârșitul zilei: dacă nu ai făcut tot ce trebuia azi, sigur vei face mâine; orice eșec, indiferent cât de mic sau mare, trebuie perceput ca pe o lecție și nicidecum ca pe o înfrângere; în plus, un manager trebuie să înțeleagă că unele situații chiar nu depind de el, că uneori are nevoie de ajutor și nu în ultimul rând el nu poate să fie omniprezent.

2. Duritate. O atitudine dură, dar atenție!!! nu arogantă și agresivă!!!poate face minuni în haosul cauzat uneori în cadrul proiectelor. Severitatea echilibrată impune respect și o ordine calculată în desfășurarea activităților unui proiect și totodată în gestionarea eficientă a relațiilor dintre părțile implicate. Iată câteva exemple:

– stabilirea unor termene strânse în realizarea activităților; este iritant pentru ceilalți dar benefic pentru proiectul pe care îl conduci pentru că ți-ai luat o marjă de timp drept backup în cazul în care lucrurile nu se desfășoară conform planului;

– atunci când este cazul, recomand o mică dojeneală; feedback-ul se oferă și în momente critice de ineficiență dar bineînțeles într-un mod adecvat care să îl determine pe cel în cauză nu să își dea demisia ci să înțeleagă unde a greșit și cum să îndrepte situația;

– în momentul în care  nu sunt respectate anumite reguli care au fost impuse și amintite de mai multe ori, este benefic a se lua măsuri, spre exemplu: penalizarea furnizorilor conform contractului în cazul în care deseori nu au fost respectate termenele stabilite inițial; penalizarea membrilor echipei de proiect în cazul în care s-au constatat abateri grave de la regulile impuse.

3.   Flexibilitate. În contextul economic actual și nu numai,un manager de proiect trebuie să îmbrățișeze schimbarea cu zâmbetul pe buze. Fiecare proiect se caracterizează în primul și în primul rând prin unicitate, astfel activitățile și constrângerile sunt diferite, bugetele sunt altele, factorii interni și externi sunt distincți. Cum devenim mai flexibili în gândire?

– nu trebuie să te agăți obsesiv de o idee din trecut pe care ai aplicat-o unui alt proiect, pentru că este foarte posibil ca ideea respectivă să nu mai aibă aceleași rezultate pozitive în prezent;

– este foarte important să iei în considerare și opiniile echipei tale și a celorlalte grupuri de interes, să vezi lucrurile și din altă perspectivă;

– și nu în ultimul rând, te anunț de pe acum că nu vei avea tot timpul dreptate; deciziile tale trebuie să fie pertinente, argumentate solid, în caz contrar, trebuie să accepți faptul că uneori ceilalți pot avea idei mai bune decât ale tale; trebuie să fii deschis, să le accepți cu ușurință și să le înveți sensul.

4. Memorie infinită. Da, știu, este dificil dar  aceasta te poate salva din multe ipostaze incomode. Chiar dacă notițele și o bună organizare a activității ajută mult, nu poți aduce spre exemplu, la o întâlnire cu un client  vechi, toate agendele de lucru din trecut. Nu te îngrijora însă, există multe metode de îmbunătățire a memoriei:

– asocierile ( legăturile dintre situațiile cu care te confrunți);

– structurarea și organizarea informației în minte;

– concentrarea;

– vizualizarea;

– repetarea informațiilor.

5. Capacitatea de a gestiona mai multe proiecte în același timp. Să nu uităm întrebarea de bază  la un interviu pentru un post de manager de proiect: Câte proiecte gestionezi la actualul loc de muncă? Dacă răspunsul tău sincer conține mai mult de 5 proiecte, ai șanse mari să primești job-ul. Iată câteva idei care te-ar putea inspira:

– folosește soft-uri pentru management de proiect, acestea sunt extrem de utile pentru planificarea activităților, organizarea adecvată a informațiilor și execuția la timp a proiectelor; dacă nu deții așa ceva, poți să îți construiești singur documente prin suita office care să te ajute să îți organizezi eficient activitatea;

– notează toate proiectele pe un planificator de perete și evidențiază cu diferite culori termenele limită pentru acțiunile acestora;

– stabilește corect prioritățile: nu îți pierde timpul cu activități minore și neimportante când esențialul te bate pe umăr în fiecare secundă, așteptând să fie finalizat;

– nu tergiversa lucrurile, acționează exact atunci când trebuie;

– nu te implica în discuții și ședințe neproductive care nu au legătură cu prioritățile tale;

– învață să spui nu; uneori este necesar să refuzi anumite întâlniri pe care nu le consideri eficace sau să refuzi să realizezi anumite activități banale pe care le poți delega ușor.

Lucrează constant pentru a dobândi aceste caracteristici și vei vedea că în scurt timp, vei deveni indispensabil echipei tale de proiect!

R: Irina Velea